[email protected]

Si su vida financiera está confinada en cajas, gabinetes de archivos y varias pilas de resúmenes y recibos que solo usted puede manejar, es hora de poner orden.

Las nuevas aplicaciones y avances de Internet en cuanto a la administración financiera no sólo ofrecen alternativas electrónicas para planificar y realizar el seguimiento de los ahorros, gastos e inversiones sino que además facilitan el manejo de las finanzas en caso de emergencia.

Si está pensando en reordenar sus registros, estos son algunos pasos para comenzar.

Piense primero en sus metas financieras. Antes de embarcarse en la reorganización de sus registros financieros, piense en sus objetivos financieros actuales y en los cambios que podrían optimizar los datos y la eficiencia que necesita para lograrlos.

Tal vez necesite un sistema que haga un seguimiento de sus gastos, ahorros, presupuestos y pagos en término.

Si ya tiene ese sistema, tal vez desee tener información más detallada sobre su retiro o sobre el fondo universitario de su hijo, entonces podría hablarlo con su asesor financiero o fiscal y pedirle sugerencias.

Cree un sistema que le permita a sus seres queridos y asesores ayudarlo en caso de emergencia.

Si a usted le pasara algo, pregúntese lo siguiente: ¿podría un ser querido navegar por sus finanzas fácilmente?

Al organizar, tenga siempre en mente a su cónyuge, hijos y/o albacea.

Podría crear un archivo ECE (En Caso de Emergencia), y mostrárselo a sus representantes, ya sea en papel o en un documento digital.

Su archivo ECE debería servir como guía para encontrar fácilmente lo siguiente:

• información de contacto de médicos, asesores financieros y fiscales, lugar donde guarda documentos patrimoniales importantes, como su testamento, poderes notariales de salud y finanzas y cualquier carta con instrucciones que haya escrito para acompañar a estos documentos.

• Los títulos de propiedad de sus inmuebles, autos y otros bienes importantes

• Nombres de usuario y contraseñas de las cuentas financieras accesibles vía Internet, así como de sitios virtuales personales y medios sociales, si necesitará que eventualmente se los eliminen o actualicen.

• Información de contacto y acceso a los resúmenes de todas las cuentas de ahorro, inversión y deudas, particularmente de las cuentas conjuntas que utilice para pagar deudas

• Una lista actualizada de las cuentas mensuales que deban ser pagadas.

• Todos los datos de los seguros, incluyendo el seguro de salud, automotor, discapacidad y comercial

Sepa qué documentos en papel debe conservar o puede destruir.

Estas son algunas reglas generales:

Conserve: Todos los documentos relacionados con impuestos por hasta siete años, incluyendo las declaraciones fiscales anuales; documentos que demuestren una ganancia o la venta de algún título valor o la compra o venta de un bien importante, como un inmueble; documentos de hipotecas, títulos de vehículos y pólizas de seguro.

Varias copias de certificados de nacimiento y defunción; licencias de matrimonio y sentencias de divorcio; escrituras y títulos de propiedad.

Destruya: Con el aumento de los robos de identidad, conviene destruir los documentos financieros antes de tirarlos a la basura.

Después de registrar todas las transacciones, destruya de inmediato los recibos de los cajeros automáticos y los resúmenes de las tarjetas de crédito.

Después de un año, destruya los resúmenes mensuales de las cuentas bancarias a menos que usted o algún miembro de la familia estén por calificar para obtener los beneficios de Medicaid.

Los estados suelen exigir a los solicitantes que tengan los resúmenes de sus cuentas bancarias y de inversiones de los últimos tres a cinco años para calificar.

En general, los documentos y las directivas patrimoniales deben conservarse en el formato de papel original en un lugar seguro y accesible, con copias.

Otros documentos se pueden escanear e imprimir cuando se necesiten.

Muchas impresoras “todo en uno” tienen una función para escanear documentos y actualmente también existen aplicaciones de escaneo para teléfonos inteligentes.

Por último, independientemente de la forma en que organice sus documentos, haga siempre una copia de seguridad.

Si está casado con los documentos en papel, tenga copias en un lugar seguro fuera de su casa o en casa de un amigo o familiar.

Si se ha pasado al mundo digital, puede guardar todo en discos rígidos externos o en la “nube” (cloud).

Por sobre todas las cosas, proteja la información de sus contraseñas y verifique regularmente sus informes crediticios a lo largo del año para detectar cualquier violación de datos.

En resumen: cree un sistema de registro financiero que no sólo le ahorre tiempo y dinero, sino que además lo ayude a alcanzar sus metas financieras con mayor rapidez.  ν

Jason Alderman dirige los programas de educación financiera de Visa.

ENGLISH

If your financial life is confined to boxes, file cabinets and various piles of statements and receipts that only you can navigate, it might be time for a little de-cluttering.

Software- and Internet-driven advancements in money management not only provide paperless alternatives to planning and tracking savings, spending and investments, they make finances easier to handle in an emergency. If you’re thinking about resetting your recordkeeping, here are some steps to get started.

Think about financial goals first. Before tackling the job of reorganizing your financial recordkeeping, think through your current financial objectives and what changes might give you better data and efficiency to achieve them.

You might want a system that tracks spending, saving, budgeting and on-time debt payments. If you already have that system in place, you might want more detailed information on retirement or your child’s college fund. Consider involving your financial and tax advisors in the discussion and see what suggestions they have.

Create a system that makes it easy for loved ones and financial professionals to help in an emergency. If something were to happen to you, could a loved one easily navigate your finances? When organizing, always keep your spouse, children and/or executor in mind.

Consider creating an ICE file, short for «In Case of Emergency,» and let your representatives see it in advance. On paper or on a computer document or spreadsheet, your ICE file should be a handy guide or index to find the following quickly:

• Contact information for doctors as well as financial and tax advisors
• Locations for all essential estate documents including your will, your health and financial powers of attorney and any letters of instruction you have written to accompany these documents
• All ownership documents for real estate, autos and other major assets
• Usernames and passwords for Internet-accessible financial accounts as well as personal websites and social media. if such items need to eventually be updated or removed
• Contact information and statement access for all savings, investment and debt accounts, particularly joint accounts that will be used to pay bills
• An up-to-date list of monthly bills that need to be paid on time
• All insurance information including health, home, auto, disability and business policies

Know what paper documents you need to keep or shred. Here are some general rules:

• Keep: All tax-related documents for up to seven years, including annual tax returns; statements that show a gain or a sale of a security or the purchase or sale of a major asset like real estate; mortgage documents, vehicle titles and insurance policies; multiple copies of birth and death certificates; marriage licenses and divorce decrees; deeds and title documents.
• Shred: With identity theft on the rise, it is generally better to shred financial documents before they go in the garbage. After recording all transactions, immediately shred the store and ATM receipts and credit card statements. After a year, shred monthly bank account statements unless you or a family member are close to qualifying for state Medicaid benefits. States generally require applicants to save bank and investment statements for anywhere from three to five years to qualify.

Estate documents and directives generally should be kept in their original paper form in a safe, accessible place with copies as advised.

Other documents can be digitally scanned for printout as needed. Many all-in-one printers have a document-scanning feature and today, there are scanning apps available for smartphones as well.

Finally, no matter how you revise your recordkeeping, create a backup system.

If you are wedded to paper documents, consider keeping copies at a secure offsite location or with a trusted friend or relative. If you’ve gone digital, external hard drives or cloud storage are possibilities.

Above all, protect all password information and regularly check your credit reports throughout the year to monitor potential information breaches.

Bottom line: Build a financial recordkeeping system that not only saves you time and money but helps you reach financial goals faster.